目前，电子邮件已经成为一种最时尚、最方便、最快捷的通信手段。特别是随着办公自动化、现代化进程的加快，作为办公人员每天要发送和接收大量的商用电子邮件，因此，掌握一些使用电子信箱的诀窍，对于增强发送效果、提高办公效率来说，是非常重要的。

     一、选好电子信箱。目前各大网站都设有免费的电子信箱，其硬件和服务水平良莠不齐，个别网站的信箱常常出现邮件丢失、在途时间长等问题，因此选择一家知名度高、服务优良的信箱是确保邮件发送质量的基础 。对于商业用途的电子信箱，建议使用稳定性较强的收费信箱。

     二、尽量用文本形式发送稿件。在处理文字时，有的网友喜欢用 ＷＯＲＤ， 有的喜欢用ＷＰＳ系列，由于处理文字的格式不同，难免出现不兼容等问题。比如，你用的是ＷＰＳ２０００格式，如果收件人的微机上没有这个处理系统 ，就很难打开稿件。但是，对文本（ＴＸＴ）文件来说，所有的文字处理系统包括Ｗｉｎｄｏｗｓ系统上的记事本和写字版都可以打开，这就有效地解决了兼容问题。另外，对于经常有病毒发作的电脑，发送稿件前，应对邮件进行病毒检测，确认无病毒后方可发送。

     三、避免邮件出现乱码。每个使用电子信箱的人都可能遇到过邮件中出现乱码的问题，这些乱码让人看不懂、猜不出，很是急人。当前出现乱码的原因很复杂，多数是由于采用的中文编码标准不同，造成接收和初始信息的失真或损坏。虽然避免乱码的办法有很多，但像我们这样对电脑软件不太精通的普通网友，一时半会儿也难以学会。这里有一个笨办法，就是对于要发送的重要信件，为了确认是否有乱码，可以先发往自己注册的另外一个信箱，如确认无乱码后再正式发送。

    四、尽量不要把信件放在附件里。因为当前电子邮件病毒流行，许多收件人不愿打开电子邮件的附件。对于篇幅较大或必须用附件发送的稿件，应在正文里作出说明或简介。另外，如果收件人有两个信箱，为了确保邮件能够尽快阅读，发信人可以将邮件同时发往两个邮箱，只需在收件人和抄送栏中分别打上两个邮件地址即可。